Srdečně zveme v roli spoluorganizátorů!
Rubrika: Sousedské slavnosti
Manuál organizátora*organizátorky sousedských slavností
15. 4. 2023:
Ulož si celý Manuál k sobě v pdf:
V rámci projektu Oživme Olomouc jsme získali grant od Nadace Via a společnosti Kaufland na pořízení základního Fondu věcí ((viz přílohu na konci) a slíbili jsme si sepsání Manuálu organizátora sousedských slavností doplněný o olomoucké kontakty a dobré odkazy. Na konci najdeš e-mail na hlavní koordinátorku, které můžeš napsat v případě jakýchkoliv nápadů, dotazů, připomínek, či podnětů.
Manuál je krátký, za to je nabitý odkazy a informacemi na další skvělé Manuály pro organizátory, ze kterých dále můžeš čerpat. A jdeme rovnou do akce:
- Urči si účel akce – proč? Chceš oslavit tradiční svátek nebo spíš zlepšit místo, které máš rád či dle tebe potřebuje vylepšit? Případně jste dobrá parta a chcete udělat společnou akci pro sousedy? Připomínej si to a vracej se k tomu v průběhu plánování i realizace.
Můžeš se také podívat na schody zapojení lidí v místních komunitách, ať pochopíš, proč třeba od začátku všichni kolem tebe nesdílí stejné nadšení. Budování dobré komunity vyžaduje tvou trpělivost.
- Urči si místo – Ať chceme udělat akci kdekoliv, důležité je myslet u výběru místa na následující:
- Kolik lidí se sejde a jak velký prostor zabereme? Uvnitř: cena, akustika. Venku: souhlas majitele, zábor; alternativa pro případ deště nebo horka.
- Potřebujeme elektřinu? Pokud ano, kde ji vezmeme? (i lampy veřejného osvětlení můžou poskytnou elektřinu pro akci. Ale vraťme se k otázce, potřebujeme elektřinu?)
- Doprava: inspirujte lidi, ať využijí jiný způsob dopravy, než auto. Pokud přijedou na kole či autem, určete místo k parkování.
- Vybavení: židle, stoly, nádobí; zapůjčit, alternovat (piknikové deky, každý svůj hrnek)
Osobně mám ráda místa, která mají potenciál zlepšování. Prozatím nejsou oblíbená tak jako například náměstí, ale chtěli bychom místu umožnit jeho rozvoj. Proto na něj upozorníme naší slavností – například zapomenuté hřiště s mizerným osvětlením a bez WC.
- Kdy se to má odehrát? Jde o připomenutí svátku či tradice? Ověř si, že se ve stejnou dobu nekoná podobná či jiná akce, která by mohla s tvou akcí kolidovat. Také, jestli není volno a byla by většina lidí pryč, nebo nebudou prázdniny a tím pádem nezapojíš děti/ školáky. Dej vědět Komisi místní části a městu/obci co nejdřív, že budeš akci dělat. Zeptej se, zda se chtějí nějak podílet. Nejpozději měsíc předem.
- S kým to budu pořádat? Buď jste se potkali, nebo vám někdo dal doporučení. Hledáš parťáky pro organizaci akce? Můžeš k tomu vyvěsit plakát, na FB skupinu vaší obce napsat inzerát. Aktivní lidé bývají často součástí spolků, komise MČ či školních institucí – kontaktuj je.
- Koordinátor = jeden člen by měl hlídat termíny, harmonogram, plnění cílů
- Jednotlivé úkoly = každý si vybere, co je mu blízké/sám navrhnul a plní jej v termínu
- Lidé v terénu = kdo bude vyvěšovat plakáty, obcházet sousedy, obchůdky
- Grafika = stačí v canva.com, pokud máte externího grafika, měl by být pouze jeden člověk ve spojení. Letáky a události: všeobecná informace, že bude akce – nejpozději měsíc předem. Program akce nejpozději 2 týdny předem. Na místě vyvěs program viditelně na několika místech.
- Komunikace = udělá událost na fb, tiskovou zprávu (nemusí být „profesionální“ – suchá a oficiální), kontaktuje média, město, policii, technické služby, dopravní podnik… prostě všechny, kterých se akce může dotknout. A pozvěte je.
- Nastav si komunikaci v týmu:
- Osobní pravidelné setkávání – první doporučuji 4-6 měsíců před akcí, poté v měsíčních intervalech, poslední alespoň týden před akcí.
- Mějte i on-line rychlou komunikační platformu, na které budou všichni: WhatsApp, Messanger, případně Trello a jiné projektové nástroje…
- Google Disk složka pro ukládání všech materiálů: Tabulky nápadů, plakátů, tiskové zprávy, mapy lokality, rozpočtu…
- Shromáždi všechny nápady: využij potenciál místa, lidí a zkušeností a vytvoř online Tabulku nápadů (ilustrační tabulka na konci článku):
- do prvního sloupce se zapíše každý nápad od těch technických potřeb, po zábavné prvky,
- do dalšího sloupce, kdo za to bude zodpovědný a v jakém termínu,
- následuje sloupec s podrobnými informacemi,
- dále kontakty na osobu a termín, kdy ji zodpovědná osoba kontaktovala
- a v posledním sloupci držíme zpětné poznámky typu – mělo úspěch, příště opět.
Nápady barevně rozdělíme a napíšeme si legendu k barvám (červená nutné – elektřina, zábor, úklid prostoru před akcí, úklid prostoru po akci, WC, voda, seč, stany…).
Vždy míváme na začátek více nápadů a postupně nápady/úkoly vyplňujeme, jak se nám je daří domluvit.
Komunikujte spolu zavčas. To, že některé nápady nedopadnou, nevadí. Chceme to dělat s radostí a nesmíme přeceňovat své síly. Když aktivita nebude v provozu, zašedíme ji, ať nám zůstane nápad s informacemi k dispozici pro další ročník. (Viz Tabulka nápadů)
- Sestav rozpočet: můžeš vložit údaj hned v dalším sloupci a převést částky do vlastní záložky. Snažíme se být ekonomičtí a ekologičtí zároveň: Můžeme si něco vyrobit, půjčit, recyklovat? Co má k dispozici KMČ/obec, hasiči, škola, hospoda, sousedé a půjčí nám to? Zeptejte se na partnerství, poptejte sponzora, o peníze požádejte KMČ nebo obec, pokuste se získat granty či dotace. V každém případě mějte dobře promyšlený rozpočet, každý bude chtít vědět, na co potřebujete peníze. Jedna osoba by měla být „pokladník“, který sbírá všechny účtenky u sebe a následně se postará o vyúčtování akce. Nezapomeňte všem na závěr akce a v závěrečné zprávě poděkovat.
- Program akce: vyplyne z tabulky nápadů. Máme ho v další záložce – je v něm uveden časový harmonogram:
- kdy je sraz před akcí, aby se prostor nachystal (chystat mohou i návštěvníci),
- kdy to začne oficiálně – nezapomeňte na moderátora,
- kdy jsou časové body v programu – buďte systematičtí,
- které akce jsou volně po celou dobu,
- kdy to končí,
- kdy a kdo uklízí a balí.
Při plánování programu myslete na všechny účastníky – od dětí po důchodce. Nezapomeňte na přírodu a budoucnost, ať po akci nezbyde hořká pachuť díky popelnicím překypujícím plastovými kelímky, znečištěné prostředí kvůli nedostupnému WC apod.
- Občerstvení, účinkující – snažíme se čerpat z místních zdrojů. Heslem „doneste občerstvení na stůl hojnosti“ řeknete lidem přímo, že se mají zapojit do přípravy jídla. Zapojte všechny lidi: každý může být součástí slavnosti. Výzvou, ať:
- školní hudební těleso přijde zahrát pro všechny
- truhlář vyjde s dílnou na ulici a předvede řemeslo,
- obchůdek s bižuterií si postaví na ulici stůl a připraví dílnu
- rodiče na rodičovské péči připraví hrací koutek a zábavnou dráhu pro nejmenší…
… zajistíte nejlepší zábavu na sousedskou slavnost. Je dobré si to pojistit nějakou hospůdkou, která připraví občerstvení pro nepřipravené kolemjdoucí, kavárnou s extra energií a třeba místní country kapelou, která si může dát koncert na závěr dne. Nezapomeňte všem dobrovolníkům na závěr akce poděkovat, můžete jim připravit nějakou drobnou milou radost.
- Role v týmu:
- Příprava prostoru: my děláme „Ukliďme Česko“, nebo se sejde parta dobrovolníků den před akcí, uklidí prostor a večer si třeba opečou špekáčky a doladí poslední detaily.
- Návoz potřebného materiálu: vozík za kolo, dodávka, domluvená zápůjčka vybavení, pomocníci, uložení materiálu před akcí, namalování plánku rozložení akce v prostoru, organizace a zázemí účinkujících, zapojení elektřiny, ozvučení, nachystání občerstvení…
- Moderátor může být zároveň dramaturg = hlídat časový sled akce a informovat diváky, co se kde bude dít. Musí být informován o všem dění a být připravený, kromě programu mít nachystané informace o partnerech, sponzorech, organizátorech a účinkujících. Nemůže být však zároveň produkční.
- Produkce – aktivní pohyb na prostoru akce. Osvědčilo se mi mít nějaký výrazný prvek na oblečení, díky kterému mě kdykoliv kdokoliv identifikoval v davu. Také na mě má každý z organizátorů a účastníků telefonní číslo. Produkční ví, kde se co šustne a má řešení pro každou nenadálou situaci. Neměl by to být člověk podléhající stresu, naopak mít smysl pro věštění budoucnosti.
- Všudebyl + svalnatec – kde tě potřebují, tam ochotně zaskočíš. Jsi na telefonu a přineseš, odneseš, zařídíš, zajedeš a ještě se usmíváš. Je to jedna z nejdůležitějších rolí. Svalnatec má samozřejmou a důležitou roli. Se Všudebylem zvládnou přestěhovat celý stan vcukuletu.
- Řidič s vozíkem za kolo/auto – to je jasný úkol, který se může mísit s některou z vyšších rolí.
- Technik – máš prodlužku a elektrický šroubovák v kapse. Víš, jak co zapojit, jak by to mohlo fungovat a jak to sestavit.
- Fotograf/kameraman – ve výsledku kromě skvělého pocitu zbydou fotky a pěkně sestříhané video. Nezapomeňte na to, patří to i k závěrečné zprávě a poděkování.
- Babička/dědeček – pečující osoba vytvářející organizačnímu týmu zázemí a poskytující pohodu. Někdy si tuto osobu musíme představit ve své hlavě a pečovat o sebe sami – hlavní je, abychom si to užili. Je to přeci slavnost i pro nás.
- Zpětná vazba po akci: zeptejte se všech (organizátorů, účinkujících, účastníků, sponzorů a patronů), s čím byli spokojení, co se jim líbilo, co by chtěli přidat příště a jaký mají pocit z akce. Zapište si všechny poznatky. Organizační tým by se měl ještě jednou po akci sejít a domluvit se, jestli a jak budou pokračovat.
Důležité kontakty pro organizátory v Olomouci:
Žádosti a pravidla ohledně záborů a udělení výjimek ve městě Olomouc, včetně náplavky: Odbor kultury a cestovního ruchu
https://www.olomouc.eu/magistrat/zadosti-a-formulare, naleznete zde následující dokumenty (9. 6. 2023):
– Zvláštní užívání veřejného prostranství – náplavka ( provozní řád, situační výkres)
– Rozhodnutí odd. státní správy na úseku pozemních komunikací (Horní a Dolní náměstí)
– Oznámení o konání shromáždění – svolavatel fyzická osoba
– Oznámení o konání shromáždění – svolavatel právnická osoba
Kontakty:
Žádost o zábor zeleně – odbor městské zeleně a odpadového hospodářství Ing.Štěpánková 606 656 348, příp. Informační kiosek odboru městské zeleně a odpadového hospodářství | Hynaisova 10, 1.NP, tel.: 588 488 101 – https://www.olomouc.eu/magistrat/odbory-magistratu/mestske-zelene-a-odpadoveho-hospodarstvi/kontakty
Žádost o využití městské nemovitosti – Správa nemovitostí Olomouc: https://www.sno.cz/kontakt/
Žádost o posečení plochy – provozovna veřejné zeleně TsmO – Ing.Steigerová – 603192532, https://www.tsmo.cz/kontaktni-udaje/verejna-zelen/
Žádost o úklid psích exkrementů – provozovna čištění TsmO, p.Fantula 603192518, https://www.tsmo.cz/kontaktni-udaje/cisteni/
Žádost o přistavení kontejneru (v případě úklidu) – provozovna Odpadového hospodářství TsmO – Mgr. Holubová 603577952, https://www.tsmo.cz/kontaktni-udaje/odpadove-hospodarstvi/
Nahlášení úklidu městského prostoru – provozovna čištění TsmO, p.Fantula 603192518, https://www.tsmo.cz/kontaktni-udaje/cisteni/
Děkujeme paní Holubové z TsmO za spolupráci při sepsání kontaktů. Poplatky spjaté s body TSMO zjistíte dle případu přímo u kontaktní osoby u jednotlivých činností.
Nabídli jsme městu Olomouci spolupráci na manuálu, k tomuto jsme do 9. 6. 2023 nedostali vyjádření. Bohužel, k následujícím bodům jsme získali pouze kusé odpovědi od paní Horňákové, pan Schubert se s doplněním informací za více než 4 měsíce neozval. Jakoukoliv změnu budeme zde na stránce zaznamenávat.
Žádost o zábor ulice (termíny, nutné podmínky) – stavební odbor (oddělení státní správy na úseku pozemních komunikací) https://www.olomouc.eu/magistrat/odbory-magistratu/odbor-stavebni/kontakty
Výpůjčka mobiliáře ve vlastnictví města: pivní sety, lehátka, a další (a co další – seznam snad SMOL doplní na svém webu) https://www.olomouc.eu/magistrat/odbory-magistratu/odbor-kultury-a-cestovniho-ruchu/kontakty – oddělení kultury, R. Schubert
Nahlášení termínu akce (co nejdřív, alespoň měsíc před akcí):
SMOL: https://www.olomouc.eu/magistrat/odbory-magistratu/odbor-kultury-a-cestovniho-ruchu/kontakty – oddělení kultury, R. Schubert
městská policie: prijem.podani@mp-olomouc.cz, https://mp-olomouc.cz/kontakty/telefonni-seznam
záchranka info@zzsol.cz, https://www.zzsol.cz/
hasiči epodatelna@olk.izscr.cz, www.hzscr.cz
Postup při plánovaném „táboráku“ na pozemku SMOL (komu nahlásit, jaké jsou podmínky, co dodržet) ??? – doplníme. Avšak je dobré městu a hasičům nahlásit plánovaný sebemenší ohýnek a mít při ohni celou dobu odborně odpovědnou osobu (např. dobrovolného hasiče). https://paleni.izscr.cz/
Odkazy na další a delší šikovné manuály:
Skvělý manuál vytvořili v Budějcích v rámci projektu Kul.Turista na podporu kandidatury Evropského hlavního města kultury: https://www.budejovice2028.eu/files/kulturista-manual.pdf
V realizaci aktivit ve veřejném prostoru vás může provázet i manuál od Auto*Matu, hlavního organizátora akcí Zažít město jinak a Do práce na kole: https://zazitmestojinak.cz/app/uploads/Manual-ZMJ.pdf.
Velmi krátké, stručné a výstižné to mají i Limity jsme my.
Alena Barnová vytvořila sérii profesionálních článků: Jak připravit úspěšnou akci a mít klidné spaní.
A můj nejoblíbenější průvodce je od Nadace Via, průvodce pro Dobro-druhy.
Jiný manuál je pěkně přehledný a jsou v něm trochu jiné tipy.
Veronika je velmi inspirativní, jak akci udělat udržitelně. Takže nezapomeňte kliknout i sem: https://www.veronica.cz/jak-usporadat-akci-ekologicky
A jak to řeší města?
Velmi souhrnný, podrobný a inspirující manuál naleznete na stránkách East Bohemia Convencion Bureau.
Praha na to jde také zhurta: https://verejnyprostor.praha.eu/. A Trojka se jím inspirovala pro své potřeby.
Brno nezůstává vůbec pozadu. Odkaz vede do pdf. A zde jsou odkazy přímo na oddělení: https://www.brno-stred.cz/potrebuji-si-vyridit/poradani-akci-a-shromazdeni/poradani-kulturnich-a-sportovnich-akci
V Prostějově to považují za situaci hodnou sdílení na městském webu: https://www.prostejov.eu/redakce/index.php?slozka=128789&lanG=cs&tree=258&sit=879&tshowsit=
Kontakt na místní organizátorku
Kontakt: Zuzana Novotná, zuzananovotna.cz@gmail.com, tel. 724 284 713 (nejdřív prosím SMS).
Kdo jsem? Máma od dvou dětí, olomoucká cyklistka, všudezdejší.
Zkušenosti od posledních: koordinace sousedských v Olomouci na Masaryčce a v Hejčíně + holka z marketingu v IT firmě (eventy, sociální sítě… multipotenciálka) + koordinátorka akce Do práce na kole na Olomoucku. Předtím: založení a koordinace akcí pro komunitu v Rogalandu (Norsko). Ještě dřív: produkční v eventové agentuře. A prehistorie: organizace rockových akcí v Sklubu, xchatových akcí v MDC (Olomouc).
Děkuji za spolupráci: Lence Introvič, Martině Svatošové a všem, se kterými jsem se díky podobnému ladění v rámci komunitních akcí a udržitelného rozvoje seznámila a pomáhají mi tento manuál zlepšovat.
Děkujeme:
Seznam vybavení k vypůjčení od nás
Díky grantu Milion pro Olomouc od společnosti Kaufland a Nadace Via Vám můžeme půjčit základní vybavení pro uspořádání plánované akce, neváhejte se obráti na kontaktní osobu. Níže si můžete stáhnout i smlouvu o výpůjčce, kterou bude třeba s námi podepsat.
- party stan pro nepřízeň počasí 1x
- pivní set 6x
- houpací síť na stojanu 2x
- sedací vak 4x
- sada pro ozvučení: 1x (2 reproduktory, 2 mikrofony, 1 mix)
- projektor
- věšák na swap 2x (bez ramínek)
- pouliční poutač 3x
- nerez várnice
- párkovač